Organisation Productivité

Notion, la prise de note facilitée, organisée et collaborative

Pour ses projets personnels ou pour travailler en équipe

J’utilise Notion depuis quelques années maintenant, à titre personnel et professionnel. De plus en plus de startups l’utilisent. J’ai longtemps tergiversé entre Microsoft OneNote, Notion, Evernote et d’autres outils de prise de notes. Notion est celui que j’ai adopté et je vais vous expliquer pourquoi !

Présentation

Notion a été créé en 2016 à San Francisco – berceau des startups – car ses fondateurs sont partis du constat qu’en entreprise les salariés utilisent trop d’outils pour faire leur travail. Des to-do lists, des tableurs et présentations parfois sur Google Drive, parfois sur Office, des calendriers partagés etc. Souvent, chaque département a ses propres outils et chacun essaie d’y avoir accès.

L’objectif de Notion est donc de centraliser tous ces documents et outils dans un seul et même outil.

Source : Medium

Comment ça marche ?

Sur un espace de travail, je peux créer plusieurs pages et sous-pages. Dans ces pages (et sous-pages), je peux y ajouter des « blocs » qui peuvent être du texte, un tableau, une image, un lien, une to-do list, un titre, un séparateur, une citation, un document, etc. Ces blocs sont facilement repositionnables sur la page sans avoir à tout copier-coller.

Je peux personnaliser ma page avec une icône et/ou une image d’en-tête.

La mise en forme de ma page devient alors très facile à faire et surtout très flexible !

Pour la partie collaborative, une page peut être partagée à une ou plusieurs personnes ou être publique. Chacun peut donc y contribuer. La gestion de projet en équipe peut également être faite depuis Notion puisque des tâches peuvent être assignées à des personnes avec des dates butoirs.

Bon à savoir : Notion n’est disponible qu’en anglais pour l’instant.

Mon avis

Dans quels cas en ai-je besoin ?

A titre personnel, j’utilise ou ai utilisé Notion pour ma recherche d’emploi (tableau de suivi des candidatures, questions à préparer…), les infos du web que je souhaite conserver sans avoir à tout recopier à la main (cf. Instagram), les informations que l’on me partage dans le cadre du bénévolat aux entrepreneurs tech dans lequel je m’investi depuis cette année.

A titre professionnel, j’ai utilisé Notion au sein d’une startup qui mettait à disposition le carnet de bienvenue d’un nouvel arrivant et les documents de travail des équipes que l’on pouvait compléter.

Sa valeur ajoutée

Ce que j’apprécie particulièrement avec cet outil comparé aux autres :

  • Très « user-friendly » et son design minimaliste
  • On peut ajouter des liens de sites externes qui sont directement consultables dans Notion. Cela permet de rester sur ma page sans me perdre dans ma navigation, je gagne du temps !
  • La personnalisation des pages me convient puisque j’aime beaucoup mettre en forme mes contenus afin de les rendre plus lisible.
  • Gratuit jusqu’à 1000 blocs par espace de travail. 💡Astuce : au-delà de cette limite, j’ai pu créer plusieurs espaces de travail pour garder la gratuité 😉
  • Les modèles de pages disponibles gratuitement (bullet journal, agenda, liste d’objectifs, liste de livres à lire, etc)

En résumé :

Points positifsPoints à améliorer
Évite d’utiliser plusieurs outils à la foisLe traduire en d’autres langues pour les non anglophones
Partage de pages et collaboration à plusieursLa gratuité jusqu’à 1000 blocs, ils peuvent se remplir facilement (mais je vous ai dévoilé l’astuce 🙃)
Droits d’accès aux pages
Appli Mac & Windows, iOS & Android pour noter n’importe où !

Que pensez-vous de cet outil ? Allez-vous l’utiliser ou l’utilisez-vous déjà ? Partagez en commentaire vos cas d’utilisation et comment cet outil pourrait vous être utile 😉

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